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简厨餐饮公司采购业务账务一体化流程设计

发布时间:2020-11-20 16:40

  简厨餐饮公司采购业务账务一体化流程设计_财务管理_经管营销_专业资料。湖南商务职业技术学院毕业设计

  湖南商务职业技术学院毕业设计 目录 1 简厨餐饮公司采购业务账务管理现状.................................. 1 1.1 公司简介...................................................... 1 1.2 公司采购流程.................................................. 1 1.3 公司当前采购状况.............................................. 1 2 简厨餐饮公司日常采购业务与账务工作存在的问题及原因分析............ 2 2.1 采购成本过高.................................................. 2 2.2 采购单据填写不规范............................................ 2 3 简厨餐饮公司日常采购业务与账务工作存在问题的原因.................. 3 3.1 缺乏采购成本控制意识.......................................... 3 3.2 加强采购单据规范管理.......................................... 3 3.3 没有建立完善的采购管理体系.................................... 3 4 简厨餐饮企业采购业务账务一体化流程的优化设计...................... 4 4.1 采购成本控制制度优化设计...................................... 4 4.2 采购单据填制制度优化设计...................................... 5 4.3 采购管理制度优化设计.......................................... 5 5 总结.............................................................. 6 湖南商务职业技术学院毕业设计 简厨餐饮公司采购业务账务一体化流程设计 1 简厨餐饮公司采购业务账务管理现状 1.1 公司简介 简厨餐饮公司(以下简称“公司”)成立于 2015 年,是一家专业从事酒店 特色菜研发、生产、销售的一体化企业。公司的主要经营项目是为酒店厨房、宴 席厨房、家庭厨房等提全套的餐饮服务。经过三年多的发展,公司旗下已经拥有 了四大品牌、 三十多个特色产品。 公司产品遍布全国十几个省份、 二十多个城市。 自创立以来,公司一直坚持做老百姓放心的产品,做老百姓吃的起的产品。公司 以简厨为名, 就是希望让厨房变得更加简单,通过流程化的操作为老百姓提供干 净、卫生、美味的特色菜品。 1.2 公司采购流程 目前,公司采购流程分为两种: 1、采购水产品类、原材料流程。这两类产品每天都需要新鲜配送,在时间 和质量方面的要求比较高。 2、采购调味品、主食类、冻品、用品类产品。公司要求走的是一般采购流 程和审核流程。 预测或提供需求 仓库查库存或申 购 验收,入库 供应商供货 下单,跟单 选择供应商 图 1 公司一般采购流程 1.3 公司当前采购状况 自 2018 年 1 月 1 日至 2018 年 12 日 31 日,公司仓库共入库了 896 个品种, 采购次数为 1562 次,涉及 124 个供应商,采购金额总计 104292 元。 表 1 公司 2018 年入库资料 品种 数量 896 种 采购次数 1562 次 1 供应商数量 124 个 采购金额 144292 元 湖南商务职业技术学院毕业设计 目前公司对需要采购的产品分为以下几类:一、活的水产品类。包括虾类, 蟹类,鱼类等产品。这些产品在送到仓库时必须是活的;二、原材料类:包括蔬 菜,水果,肉类,蛋类等。这些产品必须是新鲜的,如果有活鸡、活鸭等,送到 仓库时,必须是存活的状态;三、主食类:包括油、米、面、粉等物资,这些产 品可以一次性大量采购,储藏在仓库里。四、调味品类:包括盐,味精,酱油, 辣椒、八角等各种调料,及饮料,干货,酒水等多种调味品。五、冻品类:冷冻 的猪肉、鸡肉、牛羊肉制品,以及可以速食的各类产品。六、日常用品类:包括 清洁、收纳用品,餐饮器具等。 表 2 公司各类产品采购金额汇总表 供应商数量 水产品类 原材料 主食类 调味品类 冷冻制品 日常用品 总计 6 12 20 32 11 43 124 种类 28 68 12 289 24 322 743 金额(元) 29724 60458 24241 19335 6925 3607 144292 金额比例 20.60% 41.90% 16.90% 13.40% 4.8% 2.5% 100% 2 简厨餐饮公司日常采购业务与账务工作存在的问题及原因分 析 2.1 采购成本过高 在查看公司的采购成本时,可以发现公司没有对采购成本进行严格的控制, 导致采购成本过高。通常情况下,餐饮公司的原材料成本占公司产品收入的 30%-40%,而简厨公司的原材料成本占餐饮产品收入的 48%,将近一半(如表 3 所示)。采购成本过高,导致公司利润降低,影响了公司利润,降低了公司的市 场竞争力。 2018 年 1 月 1 日-12 月 31 日 采购成本 144292 公司产品收入 298530 2.2 采购单据填写不规范 在查看公司采购相关单据时, 可以发现部分单据存在填写不规范的问题。 例如, 2 湖南商务职业技术学院毕业设计 有的单据,只写明购买 20 斤对虾,购买单价和总金额,并未填写订单号,也未 填写供应商名称, 这样很容易出现采购申请单与采购订单,采购订单与供应商送 货单无法一一对应的问题, 从而导致公司采购账目混乱,影响了公司采购业务账 务管理的质量及效率。 订单编号: 采购订单 供应商: 电线 产品名称 对虾 石斑鱼 海胆 无 合计 小写:¥5500 规格型号 斑节对虾 海南龙胆石斑鱼 紫海胆 数量 20 斤 20 斤 10 个 单价 65 120 180 订购日期:2018.12.21 销售合同号: 审核: 合计 1300 2400 1800 备注 大写:伍仟伍佰圆整 3 简厨餐饮公司日常采购业务与账务工作存在问题的原因 3.1 缺乏采购成本控制意识 虽然公司管理层已经认识到采购成本管理的重要性, 但是目前仍然存在采购 成本管理方意识不强的问题, 没有建立完善的采购成本控制制度,导致财务人员 及采购人员没有真正意识到采购成本控制对企业发展的重要性, 缺乏采购成本控 制意识,实施采购时往往没有对采购计划进行合理的设计,经常超出采购预算, 增加了不必要的成本费用,影响了企业的盈利。 3.2 加强采购单据规范管理 公司在采购单据的填写方面要求不高,也没有建立完善的采购填写标准,导 致相关人员在填写采购单据时存在疏忽心理, 认为只要填写了采购项目和金额就 可以了, 至于供应商及订单编号等信息,反正有采购申请单和供应商提供的供货 单,只要装订在一起可以了。这样很容易造成公司采购业务账务管理混乱,影响 了公司采购业务账务管理工作的有序开展。 3.3 没有建立完善的采购管理体系 目前公司只设置了一名采购人员,而且公司的采购部分由这名工作人员负责 3 湖南商务职业技术学院毕业设计 和供货商洽谈, 在其完成采购程序之后,只需要将采购的清单以及价格递交财务 进行审核,采购监督机制不完善,缺乏相应的监督机制。对于所采购原材料的价 格变化,可以完全解释为价格波动,使财务人员很难发现。这种采购形式对采购 成本把控力度不好。此外,在成本控制过程中这不仅仅是财务部门的职责,应该 是全员参与各个部门协调配合。 全方位、多角度推进有利于成本控制取得良好效 果。比如在采购阶段、加工阶段、销售阶段任何一个阶段仅仅依靠财务部门的努 力都是无法形成有效的成本控制体系。 每一个环节忽视成本控制都有可能会造成 原材料、资金、能源的浪费。而且酒店财务部门在成本控制过程中注重了后期产 品成本利润的核算,忽视了前期的定价与成本核算。 4 简厨餐饮企业采购业务账务一体化流程的优化设计 4.1 采购成本控制制度优化设计 1、原材料采购计划和审批流程。厨师长或厨房部的负责人每天晚 上,保管人员每周或每半月定期根据本企业的经营收支、物质储 备情况确定物资采购量,并填制采购单报送采购计划员。采购计 划员根据采购需求,结合采购计划制定采购订单,并报送采购总 经理批准后,方可向供应商下订单。 2、采购询价报价体系。财务部应定期对日常消耗的原辅料进行广 泛的市场价格咨询,由专门负责该事项的物价员,对物资采购的 报价进行分析反馈,同时坚持货比三家的原则,发现差异及时督 促纠正。对于每天使用的蔬菜、肉、禽、蛋、水果等原材料,采 成本控制制 度 购员根据市场行情每周或半个月公开报价一次, 并召开定价例会, 定价人员由使用部门负责人、采购员、物价员、库管人员组成, 对供应商所提供物品的质量和价格两方面进行公开、 公平的选择。 3、采购验货制度。库管员对物资采购实际执行过程中的数量、质 量、标准与计划以及报价,通过严格的验收制度进行把关。对于 不需要的超量进货、质量低劣、规格不符及未经批准采购的物品 有权拒收,对于价格和数量与采购单上不一致的及时进行纠正, 验货结束后库管员要填制验收凭证。 4、采购物资库存量控制制度。根据餐饮企业的经营情况合理设置 库存量的上下限,并通过计算机进行管理。当库存量达到下限时 由计算机自动报警,及时补货;对于滞销菜品,通过计算机统计 出数据及时减少采购库存量,或停止长期滞销菜的供应,以避免 4 湖南商务职业技术学院毕业设计 原材料变质造成的损失。 4.2 采购单据填制制度优化设计 1、要求 PO 内容与 ERP 中的各项内容保持一致,项目齐全。编号 不得重复。增加 ERP 供应商编号。请款时交给财务的 PO 必须是最 新的,如手工有修改或增加须在修改处由采购主管签字批准。 2、收货单或供应商送货单必须是原件,并写明实收数量、收货号 采购单据填 写制度 (与 ERP 一致),有收货人签名和日期,如有涂改需主管签字确 认。 3、财务人员要对采购单据进行严格的审核。“供应商”必须是对 方公司名称全称。“地址、电话”等内容必须填写正确。供应商 提供的发票应为发票联,套印有发票监制章、加盖销货单位发票 专用章或财务专用章,字迹清楚、不得涂改,各项目填写齐全、 正确无误、票面金额与实际支付金额相符。 4、 采购单的填写。 所有的采购申请单必须填写一式四联, 第一联: 财务部存档;第二联:交成本控制(仓库)存档;第三联:采购 组存档;第四联:申购部门存档。填写申请单应注明、货品名称、 规格、型号、数量及数量单位;有特殊要求的货品,需在采购申 请单上注明具体和特殊要求;无法提供型号、规格或品牌不详的 货品,申购部门需将货品样品交于采购员,或使用部门人员会同 采购人员前往现场认清样品并说明具体采购要求。对已签定合同 的采购事项可不需采购申请单。 4.3 采购管理制度优化设计 5 湖南商务职业技术学院毕业设计 1、制定采购计划。为保证经营活动的正常运行,各申购部门应根 据本部门经营需求量做出预测及工作安排,拟定下月采购计划。 如需进行大宗物资采购,采购部根据使用部门采购物资的申请, 对大宗物资进行报价,并填写《采购合同审批表》,《采购合同 审批表》由经办部门—使用部门—财务部—总经理—总裁审批后 方可采购。对于紧急采购物品,经营或工程用紧急采购如遇特殊 情况来不及按采购程序办理有关手续, 须先口头报请总经理批准, 并说明要求到货具体时间,由经理交待采购部落实采购,货到后 申购部门需及时补办有关采购手续。 采 购 管 理 制 2、采购询价。(1)由采购人员根据需采购物资进行报价,报价 度 要遵循“货比三家”原则;(2)使用部门负责人根据采购报价, 选择是否同意或细则购买价格。 选择应遵守性价比最优原则; (3) 现场调整金额较大或技术含量较高的物品采购,采购员应召集公 司领导、使用部门、专业技术人员前往现场进行考查,确保采购 质量。 3、收货。(1)到货前采购员应该向仓库及使用部门下达到货通 知,仓库根据到货通知准备收货人员、场地及其验收资料、器具 等。(2)采购员现场采购时,应预先对货品做出必要的检查,以 保障公司购入适当的货品;当送到的货品有问题时,如:数量不 符、品质参差、逾时未到,采购员应即时知会供应商。 5 总结 随着社会经济的发展,市场经济竞争越来越激烈,企业生存环境日益严峻。 为了促进企业健康发展,简厨餐饮公司必须加强采购成本的控制, 实现采购业务 账务一体化的方式,对采购过程进行全面的控制,减少不必要的开支,为企业节 省更多的流动资金,促使企业的效益获得进一步的提升。本设计主要是对简厨餐 饮有限公司的采购业务流程, 以及在采购业务账务一体化管理方面存在的问题进 行分析,并针对每项问题,提出了相应的优化设计方案,以此促进简厨餐饮公司 各项经营活动的顺利开展,为扩大公司经营规模奠定基础。 6